•  Antigüedad de la experiencia: 3 años.
•  Tipo de experiencia:

De gestión académica o curricular.

Procesos de selección, inducción, formación, estímulo y evaluación docente

Las inducciones para personal administrativo y académicos docentes llevan el siguiente proceso:
Toma de fotografía institucional y entrega de carpeta de bienvenida.
La bienvenida se brinda a través de una frase institucional que introduce a la reflexión.
Agenda de la inducción:
•  Historia de la URL.
•  Bases de la Universidad.
•  Sistema universitario.
•  Autoridades.
•  Servicios y actividades generales. 
•  Reglamento Interno y regulaciones generales.
•  Beneficios .
•  Conociendo la URL.

• Cultura de Servicio “Ser Landívar”.
• Estándares de servicio Landivarianos.

Invitación a la segunda parte de la inducción sobre los valores institucionales, la cual está a cargo de la Vicerrectoría de Integración Universitaria y se realiza durante la jornada vespertina.

De gestión organizacional.

Procesos y procedimientos de desarrollo del talento humano

Dentro de los programas institucionales, se resalta el Programa de Formación Integral para personal de mantenimiento, jardinería, estacionamientos y conserjería:
Tiene una duración de 8 meses, en los cuales se hace una reunión mensual con temas de crecimiento personal y laboral, las temáticas cambian anualmente.
Cada mes se realiza una invitación personalizada para brindar la información pertinente, si bien, algunos talleres los realiza directamente el Departamento de Capacitación, también se cuenta con el apoyo de unidades de la Vicerrectoría de Integración.
Se promueve a través de estas actividades, la convivencia, trabajo en equipo, servicio al usuario interno y externo, cuidado personal, bienestar familiar y laboral.
En el último mes de capacitación, se brinda un reconocimiento a cada participante por su asistencia y colaboración en el programa. Estas formaciones les han ayudado a elevar su autoestima, les refuerza la identidad y los prepara para participar en procesos de crecimiento laboral.

Procesos y procedimientos de participación de los diferentes sectores de la comunidad universitaria
Otro de los Programas Institucionales, es el de Cultura de Servicio-Campus y Sedes-.
Es un programa creado con el objetivo de generar herramientas y proyectos para la mejora de los procesos en las unidades a través de los estándares de servicio. El mismo se realiza en Campus Central con grupos técnicos-secretariales y mandos medios. Y en los Campus y Sedes se trabaja con todo el personal de las mismas.
El programa se ofrece anualmente con diferente temática, motivando a los colaboradores a implementar proyectos según el estándar a trabajar, valiéndose de las herramientas de trabajo en equipo y comunicación que son brindadas en los diferentes talleres realizados. Este programa es atendido directamente por el Departamento de Capacitación con un total de 3 a 4 visitas a cada campus y sede de manera anual, sin embargo, también se utilizan las herramientas como correo institucional, plataformas web y espacios electrónicos para darle continuidad a la información.

> Resumen

Dar la bienvenida a los nuevos colaboradores profundizando desde el inicio sobre los valores institucionales y atender a los que ya forman parte de la comunidad landivariana reforzando la cultura de servicio y motivando a la propia evaluación a través de los estándares de servicio que rigen nuestra cultura. Lo anterior se logra a través de talleres estratégicos con grupos específicos y los mismos varían de tema general año con año, lo cual permite que los talleres tengan una composición diferente y se trabajen varios temas de acuerdo las necesidades y solicitudes del entorno. Los espacios designados para el Departamento de Capacitación buscan desde un primer momento, dar a conocer los elementos que conforman la Identidad de la Universidad, abarcando temas como valores, estándares de servicio, principios ignacianos y conceptos institucionales valiosos para la Universidad.

> Antecedentes

Plan Estratégico 2016-2020
•  Objetivo Estratégico 7: Gestión Administrativa.
•  Acción 4: Fortalecer los procesos actuales de reclutamiento, selección, inducción y capacitación para fortalecer la cultura organizacional.

> Problemática que busca atender

Mayor afiliación hacia la Cultura de Servicio y valores institucionales que promuevan un mejor trabajo en equipo.

A través de los programas, se ha logrado capacitar a todos los colaboradores que han ingresado en diferentes puestos a la universidad en los últimos 3 años, brindando herramientas que promueven los valores institucionales y el lenguaje característico de la Cultura Landivariana. En los Campus y Sedes de la universidad, se ha logrado establecer un contacto directo con los colaboradores a través de correos y talleres presenciales en donde han formulado proyectos para la mejora de sus procesos, dentro de las mejoras implementadas se encuentran: compra de cámaras de seguridad, reorganización de procesos de bienvenida, promoción de la capacitación interna, buzón de sugerencias, concursos internos de Identidad Landivariana, manejo de agendas para reuniones, elaboración de reuniones estratégicas y eventos de convivencia e integración.

> Incidencia de la experiencia

Grupos o colectivos Internos	Administrativos Directivos, Mandos medios, técnicos-secretariales, mantenimiento

 

> Objetivos de la experiencia

1. Fortalecer a los colaboradores de la universidad en temas institucionales y responder principalmente al Plan estratégico vigente, en este caso el que abarca el periodo 2016 – 2020.
2. Formular herramientas para el desarrollo del talento humano a través de diversos talleres basados en los principios institucionales.
3. Fortalecer el programa de Cultura de Servicio, de tal forma que se refleje en la atención a los usuarios internos y externos.

> Criterios y valores

Los Programas de Capacitación de Cultura de Servicio se basan en los cuatro estándares que son:

• Excelencia: Dar más de lo que nuestro usuario espera.
• Seguridad: Generar tranquilidad y confianza.
• Cortesía: Realizar actividades con amor, respeto y atención.
• Eficiencia: Hacer las cosas bien, en el menor tiempo posible aprovechando los recursos.

Los cuales permiten evaluar y determinar de manera individual si se están superando  las expectativas de servicio de los diferentes usuarios. Adicionalmente, se trabaja bajo los valores expuestos en el libro “Mis Valores Adultos” del P. Antonio Gallo, S.J. que se describen de la siguiente manera: Dignidad, Libertad, Responsabilidad y Servicio. Los colaboradores son motivados a implementar sus proyectos a través de los temas anteriormente expuestos.

Dentro de la Universidad también se cuenta con conceptos característicos de la Cultura Landivariana tales como: usuario interno y externo, visión de servicio, las conductas esperadas el servicio puesto en acción que sirve de base para generar mayores aportes a nuestras labores diarias. Adicionalmente, en la visión que poseemos también se hace alusión a cuatro características de formación: competencia, conciencia, compasión y compromiso; se busca que los profesionales sean transformados a través de dichos elementos para que posteriormente transformen a la sociedad, y bajo estos criterios también se forma a los colaboradores de la Universidad.

> Integración de la experiencia a la planeación estratégica de la universidad/Nivel de institucionalización de la experiencia

La experiencia se ha tomado en cuenta para la planificación de diversas áreas que conforman el trabajo de la Coordinación de Capacitación, un ejemplo de ello puede ser la planificación operativa anual, en sistemas financieros, planeación de temas a reforzar en capacitaciones específicas así como los talleres a implementar durante los cambios de ciclos. Es importante mencionar que la experiencia también ha funcionado para generar un modelo de inducción específica que si es requerida por las unidades en temas de Sistemas URL, se tiene la disponibilidad de brindarlas con usuarios internos.

> Estrategias de socialización, comunicación y difusión de la experiencia en la comunidad académica

Para cumplir con este objetivo la Coordinación se ha valido de herramientas tecnológicas para transmitir los diferentes mensajes y actualizaciones correspondientes acerca de los Programas de Capacitación. El correo electrónico institucional es el medio de comunicación designado para realizar las invitaciones y la información de los talleres, portal administrativo y también se realizan llamadas telefónicas para dar seguimiento.

> Nivel de adhesión y/o legitimación institucional de la experiencia

Los Programas de Cultura de Servicio y de Formación Integral han llegado a tener su propia sección de trabajo dentro del Departamento de Capacitación, de tal manera que se renuevan anualmente y son brindados a todos los nuevos colaboradores que se han incorporado durante los últimos 3 años. La asistencia a la inducción de nuevo personal es requisito para cada persona que se suma a la misión de la universidad, por lo que todos ingresan con la misma información para aportar desde sus puestos de trabajo a nuestra identidad landivariana.

> Herramientas de gestión académica y/u organizacional incorporadas tras la experiencia

• Plataforma de Cultura de Servicio, se incorporó para que los colaboradores tengan acceso a los conceptos del lenguaje de la universidad y conozcan más acerca de la cultura existente en el entorno.
• Manual de Bienvenida al Colaborador Landivariano, es un manual que contiene todos los aspectos brindados en la inducción al nuevo colaborador, adicionalmente, cuenta con un mapa de ubicación para aquellos que no han tenido ningún contacto previo, así como las palabras de bienvenida.
• Sistema de carnetización, la Universidad cuenta con su propio directorio telefónico, por lo que es necesario que los colaboradores, en su ingreso, se tomen la fotografía según los estándares de imagen y sean reconocidos por los demás.
• Correo de capacitación, todos los colaboradores que tengan alguna solicitud o consulta la pueden hacer directamente al correo del departamento “capacitacion@url.edu.gt” el cual ha propiciado una comunicación directa y más efectiva ya que más personas lo atienden.

> Criterios y metodología de planificación empleados en la experiencia

La planificación de los programas de capacitación se realizan mediante reuniones en donde se deciden factores como temas, cronogramas y capacitadores designados, otro de los factores a considerar es el calendario anual de actividades académicas y administrativas para poder asignar fechas según el grupo objetivo. En el caso de las inducciones de colaboradores de primer ingreso, se realizan el primer y el día de quincena hábil de cada mes.

Para las visitas de Campus y Sedes de la Universidad, se realiza la asignación de la persona del Departamento de Capacitación que estará viajando y se divide según los ciclos académicos del sistema universitario, con el objetivo de contar con la mayor participación de colaboradores posible.

> Criterios y metodología de monitoreo y evaluación empleadas durante la experiencia

Para evaluar las diferentes experiencias, se ha apoyado de lo siguiente:

• Formularios de satisfacción a través de herramientas en línea.
• Seguimiento con el apoyo de correo electrónico.
• Encuestas de satisfacción en físico.

La metodología de evaluación abarca las siguientes figuras: capacitador, tema y actividades; también existe la libertad de proponer formas de seguimiento, según el colaborador lo crea correspondiente.

> Hitos en el desarrollo de la experiencia

• Asignar temática anual a cada programa de capacitación, exceptuando las inducciones a nuevo personal.
• Establecer comunicación con otros departamentos para apoyo en brindar algunos talleres.
• Lanzar convocatoria / invitación para participación.
• Desarrollo de temas y elaboración de herramientas a utilizar por el Departamento de Capacitación.
• Llevar a cabo la reunión / taller / capacitación según el cronograma establecido.
• Evaluación correspondiente a las siguientes figuras: capacitador, tema de capacitación, propuesta de seguimiento.

> Resultados y logros obtenidos a nivel de productos y de procesos

Debido a la continuidad de cada programa de formación, se han logrado implementar varios proyectos que favorecen el trabajo de varias unidades de la universidad, las capacitaciones, más que funcionar como espacios informativos, se han posicionado como un tiempo de atención a la persona, aprendizaje, motivación y espacios que promueven la libre expresión de cada uno de los asistentes, lo cual ha servido como plataforma para llegar a acuerdos y experimentar la escucha activa.

A través de la experiencia también se ha podido constatar que nuestra cultura tiene elementos que la caracterizan y marcan la diferencia entre otras, estos elementos abarcan desde el lenguaje, símbolos, costumbres, el compromiso del personal y el concepto que se maneja acerca del servicio.

> Factores que han facilitado u obstaculizado la implementación de la experiencia

Dentro de los factores que han facilitado la implementación de los programas se encuentran:

• La universidad cuenta con su propia fuente bibliográfica, funcional para crear talleres a partir de esos textos.
• Diversidad de espacios físicos para realizar talleres.
• Comunicación con otras unidades de la universidad.
• Viajes a las sedes de la universidad.
• Planificación operativa anual consecuente con el plan de trabajo.
• Introducción a la Identidad Landivariana desde el primer día de labores.

Los factores que han obstaculizado la implementación son:

• Coincidencia de agendas para poder llevar a cabo reuniones.
• Condiciones climáticas que imposibilitan visitas a Campus y Sedes.

> Aprendizajes que posibilitó/habilitó la experiencia

• El introducir las características de la Identidad Landivariana desde el primer día de labores, facilita la implementación de talleres futuros en el que ya se pueda compartir acerca de la experiencia personal y así enriquecer los módulos.
• La constante evaluación de los programas del Departamento de Capacitación ha permitido adecuar los procesos para que favorezcan más a la Comunidad Landivariana.
• La actualización y creatividad debe ser parte del trabajo diario dentro del Departamento de Capacitación para atender las solicitudes de manera adecuada.
• Los espacios/ talleres vivenciales generan un compromiso que recorre desde el área personal hasta la laboral, por lo que los resultados se pueden definir como holísticos.

> Recomendaciones

• Crear herramientas que estén al alcance de todos para compartir los elementos característicos de la cultura del entorno.
• Que los valores y lenguaje de la identidad de la institución vayan insertos desde el primer día.
• Evaluar constantemente los procesos del presente para hacer cambios adaptables a las solicitudes.

> Anexos

Video de actividades realizadas en Campus San Pedro Claver, S.J. La Verapaz como parte del Programa Cultura de Servicio.

Plataforma de Cultura de Servicio

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